Хорошо известно, что ведомству безопасности свойственна специфика, не позволяющая ему работать в сфере гласности, хотя и в самые трудные они были заинтересованы, если не во всесторонней поддержке населения, то хотя бы в лояльном отношении.
По его рекомендации Дзержинского применялись самые разнообразные формы связи с населением. Так, 30 марта 1921 г. Дзержинский направил распоряжение губЧК и особым отделам бросить все силы в деревню, вербуя в «крестьянской массе агентов, связывая чрезвычайных уполномоченных с политбюро, каковые посылаются непосредственно губчека только степени развития агентуры, куда бросить лучших, самых опытных товарищей можно предотвратить развитие бандитизма....местностям, где скрываются главари бандитов, сделать все возможное установить их местопребывание, не останавливаясь перед наградами, ни денежными, ни материальными...».
В борьбе со шпионажем, антисоветски настроенными гражданами и преступниками Дзержинский придавал большое значение учету (регистрации), который позволял держать в поле зрения тех граждан, которые участвовали в вооруженной борьбе с властью и могли снова взяться за оружие. Уже 21 марта 1918 г. на заседании ВЧК Дзержинский предложил регистрировать арестованных. Было решено, что «дежурные оперативного штаба должны вести регистрацию арестованных». Первым декретом, обязывавшим чекистов заниматься регистрационной работой не только отдельных лиц, но и различных обществ и союзов было решение СНК РСФСР от 24 октября 1919 г.
Негласному учету подлежали десятки тысяч граждан, совершивших уголовные и хозяйственные преступления и потенциальных противников советской власти. На учете губЧК, а затем губотде-лов ГПУ находились не только конкретные лица, но и предприятия и хозяйственные учреждения. Об объеме их работы можно судить по данным Курской и Омской губЧК. В Курске на учете в 1921 г. состояло 606 человек, совершивших в прошлом уголовные и хозяйственные преступления; в Омске взято на учет 226 кооперативов, 27 трудовых артелей, 6 фабрик, 2 типографии, 11 заводов и других предприятий с количеством рабочих и служащих 10 117 человек.
Категории лиц, находившихся на учете в органах безопасности, постоянно пополнялись новыми. После Гражданской войны решением Оргбюро ЦК РКП (б) в апреле 1921 г. были взяты на учет все руководящие сотрудники советских и хозяйственных учреждений, «дабы бороться с проникающим жульем».
6 апреля 1921 г. Ф.Э. Дзержинский сообщил С.Г. Уралову о том, что Оргбюро ЦК РКП (б) приняло предложение ВЧК о создании регистрационной службы и просил его в трехдневный срок разработать проект декрета для внесения в СНК от имени ВЧК. «Полагаю, - отмечал он, - что мы должны вести личные дела всех служащих, начиная от завед(ующих) отделами, всяких уполномоченных и т.д.
Необходимо также обязать все судебные органы присылать нам копии своих постановлений и приказов по делам о советских служащих».
Через два дня Председатель ВЧК получил от Уралова докладную записку об организации учета и регистрации ответственных служащих советских, кооперативных и общественных учреждений, организации и предприятий в органах ВЧК. Тот писал: «Армия ответственных сотрудников РСФСР насчитывает, вероятно, не одну сотню тысяч человек. Вопрос о действенных мерах борьбы с теми преступными ее элементами, которые занимаются хищениями, взяточничеством, спекуляцией и т.д., в силу, с одной стороны, подчиненности этих элементов, с другой - огромности территории, на которой они действуют, также слабости нашей связи между отдельными пунктами и целый ряд других условий создают в разрешении этого вопроса огромные трудности».
В связи с этим Уралов предложил не загружать ВЧК и местные ЧК многочисленной и излишней технической работой, которая потребовала бы увеличения штата сотрудников, центр тяжести этой работе перенести на периферию, в учреждения, организации и предприятия и в местные органы ВЧК, установить двойной контроль, с одной стороны, самих учреждений, а с другой стороны, ВЧК и ее местных органов; во всех учреждениях РСФСР ввести «систему личных дел».
В проекте декрета было указано, что все предприятия и организации сведения о сотрудниках направляют в ЧК. ЧК заводят карточный алфавит и систематизируют эти данные и особую картотеку на ответственных служащих. Кадровые сотрудники предприятий и учреждений от одного до двух раз в месяц передают новые данные «об изменениях, о проступках и новых назначениях». Все это контролируется ЧК путем отметок на карточках. Имея эти данные, ЧК проверяет всех взятых на учет ответственных служащих своей регистратурой по особой инструкции «со следующих сторон: а) прежней судимости по данным регистратуры ЧК, НКЮ и Революционного архива, б) по регистратуре ЧК по отделу разыскиваемых, в) данных самой основной анкеты ответственного сотрудника. Каждые три месяца или полгода органы ЧК на основании особых списков выявляют лиц, «пробравшихся на ответственные посты» по следующим группам: группа «А» - лица, лишенные навсегда права работать в советских учреждениях, группа «Б» -лиц, лишенные навсегда права занимать ответственные должности, группа «В» -лица, лишенные права занимать ответственные должности в течение 5-10 лет, группа «Г» - лица, лишенные права занимать ответственные должности в течение 1-5 лет». Центральная картотека ВЧК систематизирует и объединяет полученные списки, печатает их книжками и рассылает во все ЧК, которые по ним в дальнейшем ведут контроль ответственных служащих...».
В проекте Уралова четко прослеживается идея о недопущении на советскую службы не только «жулья», но и лиц по политическим мотивам. Основные идеи предложения были приняты, и в ВЧК, в составе центрального аппарата и территориальных органов была создана регистрационная служба, которой принадлежала важная роль в осуществлении эффективного контроля за государственным аппаратом всех советских учреждений и предприятий.